BeosztásomEz a cikk végigvezet az első beosztás elkészítésén, az alapadatoktól a lezárásig. Egy beosztás egy időszakra (például egy hónapra) szól, és lépésenként halad: munkaidő megadása, jelentkezések, beosztástervezés, publikálás, lezárás. A legegyszerűbb esetben a munkaidőt és a jelentkezést ki is hagyhatod, és rögtön a műszakokat osztod ki.
1. Az alapadatok
Mielőtt beosztást készítesz, legyen a rendszerben:
- legalább egy munkahely (Munkahelyek menüpont),
- legalább egy munkakör (Munkakörök menüpont),
- munkavállalók, a munkahelyükkel és munkakörükkel (Munkavállalók menüpont).
Új cégnél ezeket az első belépéskor induló bevezetőben is felveheted, a munkavállalók meghívásával együtt; ha onnan a Kihagyom gombbal léptél ki, az Áttekintés oldal Folytasd a beállítást kártyájáról folytathatod.
Ha a munkavállalóknak a saját beosztásukat is látniuk kell, hívd meg őket a munkavállalói felületre. Csak a meghívott munkavállalók kapnak értesítést, és csak ők tudnak jelentkezni vagy elfogadni a beosztást.
2. Új beosztás
- A menüben kattints a Beosztások pontra, majd az Új beosztás gombra.
- Válaszd ki a Beosztási időszakot (például a következő hónap első és utolsó napját). A Beosztás megnevezése magától kitöltődik (például „2027 január”).
- Döntsd el, kell-e Munkaidő megadásának engedélyezése (ajánlott: ezzel adod meg, mikor és hány emberre van szükséged) és Munkavállalói jelentkezések engedélyezése (a munkavállalók jelzik, mikor érnek rá).
- Kattints a Tovább gombra. A beosztás vezérlőoldalára jutsz: bal oldalt függőleges idővonalon látszanak a lépések, jobbra egy nagy panel mondja meg, mi most a teendő.
3. Munkaidő (ha bekapcsoltad)
A jobb oldali panelen kattints a Munkaidő szerkesztése gombra, és vedd fel a munkaidőket munkahelyenként, munkaerőigénnyel (például hétfő 7:00–15:00, 1 pultos, 1 szakács). Ha minden héten hasonló, használj munkaidő sablont: Kitöltés munkaidő sablonnal.
4. Jelentkezések (ha bekapcsoltad)
A jobb oldali panel Ha ezzel végeztél dobozában a Jelentkezések indítása gombbal megnyitod a jelentkezést: a munkavállalók értesítést kapnak, és a munkavállalói felületen bejelölik, melyik munkaidőben érnek rá. Ha mindenki jelentkezett, kattints a Jelentkezések lezárása gombra.
5. Beosztástervezés
Amikor a beosztás ehhez a lépéshez ér, a jobb oldali panel Beosztás szerkesztése gombjával nyílik a beosztás naptár. Itt osztod ki a műszakokat: kattints egy munkavállaló sorában a napra, vagy használd a Kitöltés menüt (automatikus kitöltés munkaerőigény szerint, beosztás sablon, munkarend). A Munkaügyi szabályok és Munkavállalói igények jelzők folyamatosan mutatják, ha valami nem stimmel.
6. Publikálás és lezárás
- Ha kész a terv, kattints a Beosztás publikálása gombra: a munkavállalók látják a beosztást, és elfogadhatják. A beosztás publikálás után is módosítható.
- Az Elfogadások gombbal követheted, ki fogadta már el.
- Végül kattints a Beosztás lezárása gombra: a műszakok tervezett műszakként megjelennek a jelenlétben.
Gyakori kérdések
Kötelező a munkaidő és a jelentkezés? Nem. Ha mindkettőt kikapcsolod, a beosztás rögtön a tervezéssel indul. Az automatikus kitöltéshez viszont kell a munkaidő és a munkaerőigény.
Visszaléphetek egy korábbi lépésre? Igen, a lezárásig a vezérlőoldalon a visszalépés gombjával. Figyelj: a munkaidő megadására visszalépve a jelentkezések és a beosztott műszakok törlődnek.