Hogyan vegyek fel új munkavállalót?

A munkavállalók azok, akiknek a beosztás készül. Egy munkavállaló felvételéhez elég a neve: a többi adatot (munkahely, munkakör, munkaügyi szabályok, jogosultságok) később is kitöltheted. A felvett munkavállaló azonnal beosztható, de a munkavállalói felületre csak akkor tud belépni, ha meghívod.

A felvétel lépései

1. A bal oldali menü Felhasználók csoportjában kattints a Munkavállalók pontra.
2. Kattints a jobb felső Hozzáad gombra.
3. Az Alapadatok kártyán add meg a Név mezőt (ez kötelező), és ha tudod, az Email (kapcsolattartó), Telefon, Törzsszám és Megjegyzés mezőket. A Nyelv mezőben azt választod ki, milyen nyelven lássa a munkavállaló a saját felületét.
4. A Munkahelyek, munkakörök, munkarend kártyán válaszd ki, hol és milyen munkakörben dolgozhat. Ha többet választasz, add meg az Elsődleges munkahely és az Elsődleges munkakör mezőt is.
5. A Jogviszony és szabadság kártyán add meg a jogviszony időtartamát, a Hátralévő szabadság … évben és az Éves kivehető szabadság napjait.
6. Ellenőrizd a Munkaügyi szabályok kártyán a Napi munkaidő és a többi kötelező mezőt. Új munkavállalónál ezek alapértékkel vannak kitöltve (napi 8 óra munkaidő, napi 4–12 óra, heti legfeljebb 48 óra, 11 óra pihenőidő).
7. A Jogosultságok kártyán állítsd be, mit kezelhet a munkavállaló a saját felületén.
8. Ha szeretnéd, hogy rögtön meghívót kapjon, a lap alján a Meghívás kártyán kapcsold be a Meghívó küldése mentés után kapcsolót, és add meg az email címét.
9. Kattints a Mentés gombra.

Az űrlap jobb oldalán (telefonon a lap tetején) a kártyák nevére kattintva gyorsan ugorhatsz az egyes szakaszokra. A hibás vagy hiányzó mezőket a rendszer mentéskor pirossal jelzi, és a „Néhány mezőt javítanod kell a mentés előtt.” üzenetet mutatja.

Gyorsabb kitöltés: másolás és „Másik munkavállalóról”

• Másolás: a munkavállalók listáján a sor végi … (Műveletek) menüben (vagy az adatlap tetején) kattints a Másolás pontra. Egy új űrlap nyílik a kiválasztott munkavállaló adataival, amit átírhatsz. A szín és a törzsszám nem másolódik, mert ezeknek egyedinek kell lenniük.
• Másik munkavállalóról: a Munkaügyi szabályok, az Ellenőrzött munkaügyi szabályok, a Munkaidőkeret és az Igények kártyák jobb felső sarkában lévő gombbal egy másik munkavállaló beállításait töltheted be ebbe a kártyába. Válaszd ki a munkavállalót, majd hagyd jóvá. Csak az adott kártya mezői változnak.

Mi történik utána?

A munkavállaló megjelenik a listában, és a munkahelyéhez tartozó naptárakban beosztható. Ha a listán halványsárga a sora és figyelmeztető jel van a neve mellett, akkor nincs megadva munkahelye vagy munkaköre („Nincs megadva munkahely vagy munkakör”): ilyenkor a beosztásokban sem fog megjelenni.

Gyakori kérdések

Ki vehet fel munkavállalót? Az Adminisztrátor és a Menedzser szerepkörű operátor. A Beosztáskészítő szerepkörnél a Hozzáad gomb kiszürkítve látszik, a buborékban az okkal.

Miért szürke a Hozzáad gomb, vagy miért nyílik helyette a csomagválasztó? Ha elérted a csomagod munkavállalói létszámkorlátját, új munkavállalót csak nagyobb csomaggal vehetsz fel. Lejárt előfizetésnél pedig csak megtekinteni tudod az adatokat.

Kötelező megadni az email címet? Nem. A kapcsolattartó email cím csak a meghíváshoz és az elérhetőségekhez kell. Email cím nélkül is beosztható a munkavállaló, csak nem fog tudni belépni.

Sok munkavállalóm van, egyesével kell felvennem őket? Nem, Excel-fájlból egyszerre is importálhatod őket.