BeosztásomA jelenlét a ténylegesen ledolgozott idő nyilvántartása: ki, mikor, melyik munkahelyen és mennyi ideig dolgozott valójában. A beosztás a terv, a jelenlét a valóság. A bérszámfejtéshez szánt exportok (munkaidőjegyzék, jelenléti ív, bérprogram-fájlok), a bérpótlékok és a túlóra számítása, valamint a statisztika „Jelenlét szerint” bontása is a jelenlétből dolgozik.
A Jelenlét menüpont azokban a csomagokban érhető el, amelyek tartalmazzák a jelenléti nyilvántartást, és ha a cégednél be van kapcsolva.
Egy jelenlét adatai
- Munkavégzés típusa: Végrehajtott munkavégzés (ledolgozta) vagy Elmaradt munkavégzés (be volt osztva, de nem dolgozott).
- Munkavállaló és Tényleges munkahely: hol dolgozott valójában. A jelenlétnek munkaköre nincs.
- Időpont: kezdés és vége (akár másnapi végződéssel, éjszakás műszaknál).
- Tényleges pihenőidő percben: ezt a program levonja a munkaidőből.
- Műszak típusa: Normál, Túlóra vagy Készenlét.
- Megjegyzés és Home office jelölés.
Honnan kerül adat a jelenlétbe?
Nem kell mindent kézzel beírnod. A jelenlét több forrásból is feltölthető, ezek kombinálhatók:
- Automatikus jelenlét: munkavállalónként beállíthatod, hogy a program a lezárt beosztás műszakjaiból vagy a munkarendjéből magától rögzítse a ledolgozott időt, amint a műszak véget ért.
- Igazolás a beosztásból: a naptárban halványan látszanak a tervezett műszakok. Egy kattintással jelenlétté teheted őket, vagy a Tömeges igazolás gombbal egy egész hónapot egyszerre.
- Igazolás a belépésekből: ha a cég beléptető rendszert használ (QR-kód, azonosító), a be- és kilépésekből is készíthetsz jelenlétet, egyenként vagy tömegesen.
- Kitöltés munkarend szerint: fix munkarendű munkavállalóknál egy időszakot a munkarendjük alapján egy lépésben kitölthetsz.
- Kézi rögzítés: a Munkavégzés hozzáadása gombbal, vagy a táblázatos nézetben Excel-szerű gyors beírással.
- A munkavállaló maga: ha a Jelenlét kezelési jogosultsága Jelenlét kezelése felülvizsgálat nélkül, a telefonján rögzítheti a saját ledolgozott idejét, és a hónap végén megerősítheti a jelenlétét.
- Importálás fájlból: Excel vagy CSV fájlból.
A jelenlét életciklusa egy hónapban
- A hónap során a jelenlét a fenti forrásokból folyamatosan gyűlik.
- Hó végén átnézed: igazolod a még el nem bírált műszakokat, megjelölöd az elmaradtakat, és ellenőrzöd a Munkaügyi szabályok jelzéseit és az Átfedéseket.
- A munkavállalók megerősíthetik a saját havi jelenlétüket (a Munkavállalói megerősítések oldalon követed).
- Lezárod a hónapot munkahelyenként (Jelenlét lezárása). Ezután az a hónap ott már nem módosítható, és ha a cég minden munkahelye lezárult, a bérszámfejtőd értesítést kap.
- Exportálod a bérprogramnak, vagy a bérszámfejtő maga tölti le az adatokat.
Emlékeztető a kitöltésre
A Beállítások oldal Műszakok és jelenlét kategóriájában bekapcsolhatod: Emlékeztető az elmaradt jelenlétről. Ekkor a program minden reggel szól azoknak a munkavállalóknak, akik maguk rögzítik a jelenlétüket, ha az előző napi (lezárt beosztás szerinti) műszakjukhoz nincs jelenlét és távollét sem, az operátoraik pedig összesítő értesítést kapnak róluk.
Gyakori kérdések
Nem látom a Jelenlét menüpontot. A csomagod nem tartalmazza a jelenléti nyilvántartást, vagy a cégednél nincs bekapcsolva. Az elérhető csomagokat az Előfizetés kezelése oldalon látod.
Kell beosztás a jelenléthez? Nem feltétlenül. Kézzel, munkarendből, belépésekből vagy importtal beosztás nélkül is vezethető, de a beosztásból a legkényelmesebb.