BeosztásomA hónap jelenlétét több formában is letöltheted: kinyomtatható munkaidőjegyzékként (jelenléti ív), áttekintő táblázatokként Excelben, vagy közvetlenül a bérprogramod által beolvasható fájlként. Mindegyik ugyanabból a számításból készül, mint a havi összesítő: ledolgozott idő, távollétek, túlóra és bérpótlékok.
Lépések
- A bal oldali menüben kattints a Jelenlét menüpontra.
- Kattints az Exportálás gombra.
- A Kiválasztott hónap mezőben válaszd ki a hónapot.
- A Dokumentum listában válaszd ki a formátumot (lásd lent).
- Munkaidőjegyzéknél bekapcsolhatod a Pótlékok megjelenítése és a Megjegyzések megjelenítése jelölőt.
- A Munkavállalók és a Munkahelyek mezőben szűkítheted a kört (alapból minden munkavállaló, és a naptár szűrőjében épp kiválasztott munkahelyek; szűrés nélkül mind).
- Kattints az Exportálás gombra. Az „Exportálás folyamatban” üzenet után a fájl letöltődik.
Ha a szűrésnek egy munkavállaló sem felel meg, a program szól: „A beállított szűrési feltételeknek egy munkavállaló sem felelt meg.”
Dokumentumok Excelben
- Munkaidőjegyzék: munkavállalónként külön munkalap, napi bontásban: kezdés, vége, munkaidő, a műszak típusa (N normál, TÓ túlóra, KÉ készenlét, N+TÓ), a távollétek (FSZ. fizetett szabadság, BSZ. betegszabadság, Egyéb), igény szerint a pótlékok (Ü, VP, MP, ÉP) és a megjegyzések, a végén összesítés (havi óra, havi ledolgozott óra, munkaidőkeret) és aláírási helyek. Ez a hagyományos jelenléti ív. Ha a munkavállaló megerősítette a hónapot, a lap alján ez is szerepel.
- Munkaidőjegyzék (egy munkalapon): ugyanez az összes munkavállalóval egyetlen munkalapon, egymás mellett.
- Műszaktáblázat: soronként a munkavállalók, oszloponként a hónap napjai, a cellákban a munkavégzés időpontja.
- Munkahely táblázat: munkahelyenként mutatja, ki mikor dolgozott az egyes napokon.
- Jelenlét táblázat: a munkavállalók és a napok áttekintő táblája a jelenlét adataival.
- Munkaidőkeret egyenleg: munkaidőkeretben dolgozó munkavállalóknál a keret kezdete és vége, óraszáma, az eddig elszámolt órák, a még beosztható órák és a kereten felül beosztott órák.
Bérprogram-formátumok
- RLB bérprogram: az RLB által beolvasható fájl (.beo kiterjesztés). A fájl fejlécébe a cég neve és adószáma kerül, ezért add meg a cég adószámát a Beállítások oldal Cégadatok kategóriájában; ha hiányzik, az exportáló ablak figyelmeztet.
- Relax bérprogram: CSV fájl, munkavállalónként és naponként egy sor: név, adóazonosító jel, törzsszám, dátum, a nap típusa (munkanap, pihenőnap, fizetett szabadság stb.), kezdés, vége, munkaidő, pihenőidő és a pótlékos órák.
- Forint-Soft bérprogram: CSV fájl, munkavállalónként egy sor a törzsszámmal, a hónap napjainak kódjával és óraszámával és a pótlékos órákkal.
- Kulcs-Soft bérprogram: Excel fájl, napi sorokkal, törzsszámmal, a beosztás jogcímével, munkaidővel, pihenőidővel és pótlékokkal.
A bérprogramok a munkavállalót többnyire a törzsszám vagy az adóazonosító jel alapján azonosítják. Ezeket a munkavállaló szerkesztésénél, az Alapadatok részben add meg (Törzsszám, Adóazonosító jel), pontosan úgy, ahogy a bérprogramban szerepelnek.
Gyakori kérdések
Melyik formátumot válasszam? Ha a bérszámfejtőd a felsorolt bérprogramok valamelyikét használja, azt. Ha nem, a Munkaidőjegyzék a legtöbb helyen elfogadott, és nyomtatható is. Kérdezd meg a bérszámfejtőt, melyiket kéri.
Le kell zárnom a hónapot az export előtt? Nem kötelező, de ajánlott: így az átadott adat már nem változik. A lezárás után a bérszámfejtőd értesítést is kap, és a saját felületéről maga is letöltheti ugyanezeket a fájlokat.
Miért nincs benne egy munkavállaló? Csak a hozzád rendelt munkahelyek munkavállalói kerülnek bele, akik a kiválasztott munkahelyekhez tartoznak, vagy ott abban a hónapban jelenlétük van.
A beosztást is exportálhatom? Igen, a beosztás oldalán az Exportálás gombbal (munkaidőjegyzék, műszaktáblázat, munkahely táblázat, munkaidőkeret egyenleg), a tervezett műszakok alapján.