BeosztásomA Távollétek oldalról a munkavállalók távolléteit Excel (XLSX) fájlba töltheted le, például a bérszámfejtőnek, nyilvántartáshoz, vagy hogy megnézd, kinek mennyi szabadság jár időarányosan. Négyféle dokumentum közül választhatsz.
Lépések
- A bal oldali menüben kattints a Távollétek menüpontra.
- Kattints a jobb felső Exportálás gombra.
- Az Intervallum mezőben add meg az időszakot (alapból a naptárban látott hónap).
- A Dokumentum listában válaszd ki a formátumot (lásd lent).
- A Munkavállalók és a Munkahelyek mezőben szűkítheted, kik kerüljenek bele (alapból minden munkavállaló, és a naptár szűrőjében épp kiválasztott munkahelyek; szűrés nélkül mind).
- Kattints az Exportálás gombra. A fájl letöltődik, a neve a céged nevéből, a „távollétek” szóból és az időszakból áll.
A négy dokumentum
Munkavállalók munkalaponként. Minden munkavállaló külön munkalapot kap, rajta a választott időszakot érintő távolléteivel: kezdete, vége, státusza (elfogadva, elfogadásra vár, törlési kérelem), típusa, ki és mikor fogadta el, a napok száma, a napi óraszám, az összes óra és a megjegyzés.
Minden munkavállaló egy munkalapon. Ugyanez egyetlen munkalapon, a munkavállaló nevével és törzsszámával kiegészítve. Ezt könnyebb szűrni és továbbfeldolgozni.
Időarányos szabadság lista. Munkavállalónként a szabadság állása a választott időszak utolsó napján (a fejlécben: „Szabadság (dátum-i állapot)”). Két blokkban mutatja:
- Időarányos: az év elejétől a kiválasztott napig járó szabadság (számított), ebből a kiadott (elfogadott fizetett szabadság), a még kiadható és a függő (még el nem bírált kérelem) napok.
- Éves: ugyanez a teljes évre.
Az időarányos számított érték az Éves kivehető szabadság a kiválasztott napig eltelt napokkal arányos része, egész napra kerekítve. A lista alján Összesen sor van. Csak azoknál a munkavállalóknál vannak számok, akiknél meg van adva az Éves kivehető szabadság. Ez a lista jól jön kilépéskor, amikor ki kell számolni, mennyi szabadság járt addig.
Távollét táblázat. Egy áttekintő tábla: soronként a munkavállalók, oszloponként az időszak napjai, a cellákban pedig az elfogadott távollét típusa (színezve). Kinyomtatva jól mutatja, ki mikor nincs bent.
Gyakori kérdések
Az időarányos listánál mit adjak meg intervallumnak? A lista az intervallum utolsó napjának állapotát mutatja, az év elejétől számolva. Ha például a július 15-i állapot kell, az intervallum vége legyen július 15.
Miért hiányzik valaki az exportból? Csak azok kerülnek bele, akik a kiválasztott munkahelyek valamelyikéhez tartoznak, és csak a hozzád rendelt munkahelyek munkavállalóit exportálhatod.
A függő kérelmek is benne vannak? A munkalaponkénti és az egy munkalapos dokumentumban igen, státusszal jelölve. A Távollét táblázat csak az elfogadott távolléteket mutatja, az időarányos lista pedig külön függő oszlopban.
A jelenléti ívben is látszanak a távollétek? Igen, a jelenlét exportjai (például a munkaidőjegyzék) a távolléteket is tartalmazzák. Lásd „Jelenlét exportálása bérprogramba és Excelbe”.