BeosztásomÁtfedésről (régebbi nevén duplikációról) akkor beszélünk, ha ugyanannak a munkavállalónak két tétele ugyanarra az időre esik: például két távollét ugyanazon a napon, vagy két jelenlét ugyanabban az órában. Az ilyen tételek a bérben kétszer számolódnának, ezért a program a Távollétek és a Jelenlét naptárban is figyelmeztet rájuk. Menteni ettől még lehet, de érdemes átnézni őket.
Csak a valódi átfedés számít: ha az egyik tétel pontosan akkor ér véget, amikor a másik kezdődik (például egy 6–14 és egy 14–22 órás jelenlét), az nem átfedés.
Hol jelez a program?
Az Átfedések gomb. Ha átfedés van, a naptár fejlécének második sorában, bal oldalt (a szűrők előtt) megjelenik egy narancssárga Átfedések gomb a darabszámmal. Rákattintva listát kapsz az érintett munkavállalókról és időpontokról, és egy sorra kattintva a naptár odaugrik, és kiemeli a tételt. A szám a most látott időszak átfedéseit mutatja. Ha a betöltött időszak más részén is van átfedés, a gomb mellett egy +N toldalék jelzi („További N a beosztás más részén”); ha csak ott van, a gomb zöld, pipával.
Rögzítés közben. A távollét és a jelenlét felvételi és szerkesztő ablakában a program előre szól, ha a megadott időszakban a munkavállalónak már van másik tétele („Átfedés: …”), és felsorolja őket. Alatta: „Menteni így is lehet, de ellenőrizd, hogy nem duplikáció-e.” A jelenlétnél a munkavállaló távollétével való átfedést is jelzi.
Mentés után. Ha szerkesztés közben új átfedés keletkezik (például húzással vagy tömeges felvétellel), a képernyő alján „Duplikációt találtunk” üzenet jelenik meg, a Megnézem gombbal pedig a naptár az átfedésre ugrik.
Mit tegyek egy átfedéssel?
- Kattints az Átfedések gombra, és válaszd ki a listából az átfedést.
- Nézd meg a két tételt: valóban kétszer rögzítettétek ugyanazt, vagy mindkettő kell?
- Ha duplikáció, töröld a felesleges tételt (szerkesztő módban rákattintva, majd Törlés), vagy javítsd ki az időpontját.
- Ha mindkettő szándékos (például egy távollét mellett aznap egy rövid munkavégzés is volt), hagyd meg őket.
Gyakori átfedés-okok
- Automatikus jelenlét és kézi rögzítés: a program a beosztásból már rögzítette a jelenlétet, és valaki kézzel is felvette.
- Tömeges igazolás kétszer: a tömeges igazolás a már elbírált műszakokat kihagyja, de egy kézzel, eltérő időponttal felvett jelenlét mellé még egyszer rögzítheti.
- Átfedő távollétek: egy kérelem és egy operátor által felvett távollét ugyanarra a napra, vagy tömeges távollét egy már meglévő szabadság mellé.
Gyakori kérdések
Miért nem tiltja a program az átfedést? Mert néha szándékos (például egy napon belül két munkahelyen végzett munka, vagy egy félnapos távollét mellett munkavégzés). A döntés a tiéd, a program csak figyelmeztet.
Nem látom az Átfedések gombot. A gomb csak akkor jelenik meg, ha a látott időszakban van átfedés. Ha egy másik hónapban keresel, lapozz oda.
A beosztásban is van ilyen jelzés? Igen, a beosztás naptárában is van átfedésjelzés, ott a munkavállaló más munkahelyen lévő műszakjai is számítanak.