BeosztásomA lezárt beosztás műszakjai is módosíthatók, például ha valaki beteg lett, vagy cserélni kell két műszakot. A szerkesztés ugyanabban a naptárban történik, mint a tervezés, de előtte a rendszer figyelmeztet, és a változásokról a munkavállalók összesített értesítést kapnak.
Lépések
- Nyisd meg a beosztást (Beosztások → Kezelés).
- A bal oldali idővonalon a Beosztástervezés lépésnél kattints a piros keretes Szerkesztés gombra (a beosztás naptár megtekintő nézetében a piros Lezárt beosztás szerkesztése gombra).
- A figyelmeztetésben („Ez a beosztás már le lett zárva. Biztosan módosítani szeretnéd? A módosításokról a munkavállalók értesítést kapnak.”) kattints a Szerkesztés gombra.
- Módosítsd a műszakokat (felvétel, áthelyezés, törlés, szerkesztés). Minden változás azonnal mentődik.
- Ha végeztél, kattints a Kész gombra.
Ha a szerkesztő nézetet könyvjelzőből vagy egy elmentett linkről nyitod meg, a program akkor is előbb a megtekintő nézetet tölti be, és ugyanezt a megerősítést kéri. A lezárt munkaidő szerkesztésénél ugyanígy.
Mi történik utána?
- Értesítés a munkavállalóknak: a rendszer összegyűjti a változásokat, és amikor 10 percig nem történik újabb módosítás, minden érintett munkavállalónak egyetlen emailt küld a saját változásairól (új, módosított és törölt műszakok, a régi és az új időponttal). Így ha több módosítást csinálsz egymás után, nem kapnak sok külön levelet.
- Jelenlét: a módosított műszak a jelenlétben is a tervezett műszakot frissíti. A már rögzített jelenlét (ledolgozott idő), és az automatikus jelenlét kitöltéssel már elkészült bejegyzés nem változik magától: ha az érintett napra már van jelenlét, azt a Jelenlét menüpontban igazítsd.
A munkaidő lezárás után
- Ha a beosztásban nem volt jelentkezés, a lezárt beosztás munkaideje is szerkeszthető (Lezárt munkaidő szerkesztése, figyelmeztetés után).
- Ha volt jelentkezés, a munkaidő lezárás után nem szerkeszthető („A lezárt beosztás munkaideje nem szerkeszthető, mert ebben a beosztásban jelentkezés is volt…”).
- A jelentkezések lezárás után semmiképp nem szerkeszthetők.
Ha egy nem szerkeszthető munkaidő- vagy jelentkezésnaptár szerkesztő nézetét linkről nyitod meg, a program hibaoldal helyett a megtekintő nézetet nyitja meg, felül sárga üzenettel az okáról.
Mire figyelj?
- Lezárt jelenlét: ha egy munkahelyen egy hónap jelenléte már le van zárva, oda nem helyezhetsz át műszakot („Ez a nap ezen a munkahelyen már le van zárva.”).
- Bérszámfejtés: ha a bérszámfejtő már letöltötte az adatokat, szólj neki a változásról.
Gyakori kérdések
Miért piros a szerkesztés gomb? Mert a beosztás le van zárva: a piros szín és a figyelmeztetés arra emlékeztet, hogy a munkavállalók értesítést kapnak a módosításokról.
A munkavállaló azonnal kap értesítést? Nem azonnal: a rendszer megvárja, amíg 10 percig nem változik semmi, és akkor küld egy összesített emailt.
Ki szerkesztheti a lezárt beosztást? Bármely operátor, akinek van hozzárendelt munkahelye, a saját munkahelyei munkavállalóinál (egyes csomagokban a beosztástervezés elérhetősége szerint).