BeosztásomA lezárás a beosztás utolsó lépése. Lezáráskor a beosztás műszakjai tervezett műszakként megjelennek a Jelenlét menüpontban, ahol a ténylegesen ledolgozott időt rögzítitek. A lezárt beosztást a munkavállalók továbbra is látják, de elfogadni már nem kell, és a lépések között visszalépni sem lehet.
Lezárás
- A beosztás legyen publikált állapotban (Beosztás publikálva).
- A vezérlőoldalon (Beosztások → Kezelés) a jobb oldali panel Ha ezzel végeztél dobozában kattints a Beosztás lezárása gombra.
- A megerősítő ablakban („Lezárás után a beosztás műszakjai meg fognak jelenni a jelenlétben tervezett műszakként.”) kattints újra a Beosztás lezárása gombra.
Mi történik utána?
- A beosztás állapota Lezárva. Az idővonalon minden lépés kész (zöld pipa), az utolsón Lezárva felirat áll. A jobb oldali panel zöld (A beosztás lezárva): minden lépés számát mutatja, és a Beosztás megtekintése és az Elfogadások megtekintése gombbal megnyithatod a beosztást és az elfogadásokat.
- A műszakok a Jelenlét naptárban tervezett műszakként látszanak. Ha egy munkavállalónál be van kapcsolva az Automatikus jelenlét kitöltés (Lezárt beosztás szerint), a rendszer a lezárt beosztás műszakjaiból magától rögzíti a jelenlétét.
- A meghívott munkavállalók értesítést kapnak („A(z) … beosztás le lett zárva.”).
- Ha a cégnek van bérszámfejtője, ő is értesítést kap a lezárásról, és a saját felületén eléri a beosztást.
Mit lehet még csinálni lezárás után?
- Megtekintés: a munkaidő, a jelentkezések és a beosztás csak olvasható nézetben.
- Lezárt beosztás szerkesztése: a műszakok módosíthatók, a munkavállalók értesítést kapnak a változásokról.
- Exportálás: a beosztás Excelbe tölthető (munkaidőjegyzék, műszaktáblázat stb.).
- Elfogadások: visszanézheted, ki fogadta el.
Ami lezárás után már nem megy:
- visszalépés egy korábbi lépésre,
- a jelentkezések szerkesztése,
- jelentkezéses beosztásnál a munkaidő szerkesztése (a munkavállalók már ezekre az időpontokra jelentkeztek).
Mikor zárjam le?
Általában az időszak kezdetekor vagy legkésőbb a végén, amikor a terv már nem változik lényegesen. Mivel a jelenlét a lezárt beosztás műszakjaiból indul, a lezárással érdemes nem várni a hónap végéig, ha a munkavállalók napról napra rögzítik a jelenlétüket.
Gyakori kérdések
Lezártam, de még változik egy műszak. Mit tegyek? Kattints a bal oldali idővonalon a Beosztástervezés lépésnél a piros keretes Szerkesztés (Lezárt beosztás szerkesztése) gombra, és módosítsd. A már rögzített jelenlét nem változik magától: ha az érintett napra már van jelenlét, azt a Jelenlét menüpontban igazítsd.
Visszanyithatom a lezárt beosztást? Nem, a lezárt beosztásnál nincs visszalépés. Módosítani a lezárt beosztás szerkesztésével lehet.
Ki zárhatja le? Adminisztrátor vagy Menedzser jogosultságú operátor.