A beosztás exportálása Excelbe

A beosztást Excel (XLSX) fájlba töltheted le, például kinyomtatáshoz, kifüggesztéshez vagy a bérszámfejtőnek. Többféle dokumentum közül választhatsz: munkavállalónkénti munkaidőjegyzék, egy lapos műszaktáblázat, munkahelyenkénti táblázat vagy munkaidőkeret-egyenleg. Az exportot szűkítheted munkavállalókra, munkahelyekre és munkakörökre.

Lépések

1. A Beosztások listában kattints a beosztás sorában a Kezelés gombra.
2. A Beosztástervezés lépésnél kattints a Megtekintés gombra (ha ez az aktuális lépés, vagy a beosztás már le van zárva, a jobb oldali panelen a Beosztás megtekintése gombra).
3. A beosztás naptár fejlécében kattints az Exportálás gombra.
4. A Dokumentum mezőben válaszd ki, mit töltesz le (lásd alább).
5. Munkaidőjegyzék esetén döntsd el, kerüljenek-e bele a műszakok megjegyzései (Megjegyzések megjelenítése).
6. Szűkítsd, ha kell: Munkavállalók, Munkahelyek, Munkakörök. A munkahely és a munkakör alapból a naptár szűrőjében épp kiválasztott (szűrés nélkül mind).
7. Kattints az Exportálás gombra. A fájl letöltődik („Exportálás folyamatban…”). A Mégse gombbal letöltés nélkül zárod be az ablakot.

Az export a beosztás teljes időszakára készül, a fájl neve tartalmazza a cég nevét, az időszakot és a dokumentum nevét.

A dokumentumok

• Munkaidőjegyzék: munkavállalónként külön munkalap, naponként a műszakok kezdése, vége és óraszáma, a munkahellyel, munkakörrel, home office jelöléssel és összesítéssel. Aláírásra, iktatásra a legalkalmasabb.
• Munkaidőjegyzék (egy munkalapon): ugyanez egyetlen lapon, munkavállalónként egymás melletti oszlopokban (kezdés, vége, óra). Jó áttekintéshez.
• Műszaktáblázat: sorban a munkavállalók, oszlopban a napok, a cellákban a műszakok. Ez a klasszikus kifüggeszthető beosztás.
• Munkahely táblázat: ugyanilyen táblázat munkahelyenként csoportosítva.
• Munkaidőkeret egyenleg: munkaidőkeretes munkavállalóknál a keret kezdete, vége, óraszáma, a beszámított, a hátralévő és a túllépő órák.

A választott dokumentumot a böngésző megjegyzi, legközelebb ez lesz kiválasztva.

Ki exportálhat?

Bármely operátor, aki a beosztást megtekintheti (a beosztás már túl van a munkaidő megadásán), a saját munkahelyeinek munkavállalóira. Lejárt előfizetésnél is működik: a naptárak és az export elérhetők maradnak, csak a szerkesztés tiltott.

Gyakori kérdések

PDF-et is kaphatok? Az export Excel (XLSX) fájlt ad. Ha PDF kell, nyisd meg az Excelben, és mentsd vagy nyomtasd PDF-be.

A bérprogramba szánt fájl hol van? A bérprogramoknak szóló exportok (és a pótlékok) a Jelenlét menüpont exportjában vannak, mert azok a ténylegesen ledolgozott időből készülnek.

Miért hiányzik valaki az exportból? Csak azok a munkavállalók kerülnek bele, akik a szűrésnek megfelelnek, és a hozzád rendelt munkahelyeken dolgoznak. Ha senki nem felel meg, a rendszer jelzi („A beállított szűrési feltételeknek egy munkavállaló sem felelt meg.”).