BeosztásomAz Excel nézetben egy munkavállaló teljes beosztását egy Excel-szerű táblázatban töltheted ki: soronként a napok, oszloponként a kezdés, a vége, a szünet, a típus, a munkahely és a munkakör. A naptár helyén jelenik meg, és a munkavállalók között egy gombbal lépsz tovább. Ugyanígy működik a munkaidőknél (munkahelyenként) és a jelenlétnél is.
Az Excel nézet megnyitása
- Nyisd meg a beosztást, és kattints a Szerkesztés gombra (a jelenlétnél a Jelenlét oldalon a Szerkesztés gombra).
- A Ma gomb bal oldalán lévő megjelenítés-választóban kattints az Excel gombra (a Blokk, az Időpont és a Táblázat mellett). Ha kevés a hely, csak az ikonok látszanak: az Excel ikonja a negyedik.
- A táblázat fölött válaszd ki a munkavállalót a lenyílóból, vagy lépj a ‹ és › gombbal az előzőre és a következőre (billentyűzettel Ctrl+PageUp és Ctrl+PageDown). A sorrend a naptárban látott sorrend, a szűrők és a keresés itt is érvényesek.
A munkaidőknél a lenyílóban a munkahelyek vannak: ilyenkor egy munkahely munkaidőit szerkeszted. A táblázat napjai a jobb felső sarokban választott időszakot követik (Nap, Hét, Hónap vagy egyéni időszak), és a lapozó nyilakkal ugyanúgy lapozhatsz, mint a naptárban. A munkavállaló adatait az Adatlap gomb nyitja meg. A nézet megtekintéskor is választható: ilyenkor a táblázat csak olvasható, a munkavállalók között ugyanígy léptetsz.
Kitöltés
- Kattints egy cellába, és gépeld be az értéket: a beírás felülírja a cella tartalmát, mint az Excelben. Egy meglévő érték javításához nyomd meg az F2 billentyűt, vagy kattints duplán a cellába.
- Az időpontot röviden is beírhatod: 8 = 8:00, 830 vagy 8.30 = 8:30, 1330 = 13:30.
- A Szünet percben értendő. Ha üresen hagyod, a cég alapértelmezett pihenőideje kerül be.
- Ha a vége korábbi a kezdésnél (például 22 és 6), a műszak másnap ér véget. A 24 óránál hosszabb műszaknál a vége mellett +1 (vagy +2) jelzi, hány nappal később ér véget.
- A Típus (normál, túlóra, készenlét), a Munkahely és a Munkakör lenyílóból választható. A lenyílóban a név első betűit begépelve is választhatsz. A beosztásnál a munkahely és a munkakör a munkavállalóhoz rendeltek közül választható.
- HO: home office. A jelenlétnél Elmaradt: a munkavégzés elmaradt.
- A jelenlétnél az üres napon halványan a napra tervezett műszak látszik (ha a Nézet gomb alatt a tervezett munkavégzések be vannak kapcsolva), így látod, mit kellett volna dolgoznia.
- Egy napra több műszak: a sor végén a + gombbal új sort adsz a naphoz. A kuka ikon törli a sort.
- A Munkaidő oszlop a szünet nélküli munkaidőt mutatja, a táblázat fölött az Összesen a látható napokét.
Mozgás és kijelölés a táblázatban
- A nyilak a szomszéd cellára lépnek. Az Enter lefelé lép, a Shift+Enter felfelé, a Tab jobbra.
- Shift+nyíl, Shift+kattintás vagy egérhúzás: több cella kijelölése.
- Ctrl+C (Macen ⌘+C): a kijelölt cellák másolása, Excelbe is beilleszthető.
- Ctrl+V: beillesztés a kijelölés bal felső cellájától, Excelből is (például egy kezdés és vége oszloppár több napra). Egyetlen érték az egész kijelölést kitölti.
- Delete: a kijelölt cellák törlése. Ha egy nap kezdését és végét is törlöd, a nap műszakja törlődik.
- Ctrl+X: kivágás (másolás és törlés).
Az Excel nézetben a ← és → nyílbillentyű nem lapozza a naptárat: a cellák között mozog.
Mentés
Egy nap akkor mentődik, amikor a következő napra lépsz, beillesztés és törlés után pedig azonnal. Másik munkavállalóra lépve, vagy másik nézetre váltva a még nem mentett napok is mentődnek. A mentés ugyanúgy történik, mint a naptárban: azonnal, a visszavonás gomb (Ctrl+Z) visszavonja, és a többi szerkesztő is azonnal látja.
A szürkén csíkozott napok nem szerkeszthetők: a beosztás időszakán kívül esnek, a munkavállalónak nincs aznap jogviszonya, vagy a jelenlétnél a hónap le van zárva. A távollétes napon a dátum alatt a távollét neve látszik.
Gyakori kérdések
Piros üzenet jelent meg egy nap alatt, és nem mentődött. A beírt adat nem menthető, például hibás az időpont, a szünet hosszabb a műszaknál, vagy a munkavállaló nem dolgozhat a választott munkahelyen. Az üzenet megmondja az okát. Javítsd a napot, és lépj tovább: akkor mentődik.
Átmásolhatom egy Excel-táblából a hónapot? Igen. Excelben jelöld ki a kezdés és a vége oszlopot (kérésre a szünetet is), másold ki, az Excel nézetben kattints az első nap Kezdés cellájára, és nyomd meg a Ctrl+V billentyűt. A szürkén csíkozott napokat a beillesztés átugorja.
Mi a különbség a Táblázat és az Excel nézet között? A Táblázat nézetben az összes munkavállaló látszik, a cellákba rövid jelölésekkel írsz (például „7-15/30 T”). Az Excel nézetben egy munkavállaló időszakát mezőnként töltöd ki, lenyílókkal, mint a régi felület Excel-szerkesztőjében.